Eine Assistenz für das Abteilungssekretariat

Die neue Abteilung unter Leitung von Prof. Dr. Yvonne Anders sucht für das Abteilungssekretariat zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

Eine Assistenz

75% der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit. Unbefristet. Vergütung nach EG 8 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen (TV-H)

Der Dienstort ist Frankfurt am Main.

In der Abteilung arbeiten rund 50 – überwiegend wissenschaftliche – Mitarbeiter*innen an der Erforschung der individuellen und differenziellen Entwicklung von Individuen in den verschiedenen Bildungskontexten Familie, Kindertageseinrichtung und Schule.

Ihre Aufgaben

• Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und der Beschäftigten
• Unterstützung der Korrespondenz der Abteilungsleitung und Kommunikation der Gesamtabteilung (u.a. MS Teams, E-Mail)
• Terminmanagement, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
• Bearbeitung von Rechnungen, Ausfüllen von Formularen und Dokumentation von Verwaltungsvorgängen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung
• Organisatorische Begleitung von Veranstaltungen, z.B. Buchung von Hotels, Räumen und Catering
• Verwaltung der Verträge für studentische Hilfskräfte und Praktikant*innen
• Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren sowie beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen
• Unterstützung bei der Organisation der Lehre, z.B. Kommunikation mit dem Prüfungsamt am Fachbereich der Goethe-Universität

Voraussetzungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss
• Wünschenswert: Vorerfahrungen als Assistenz oder in einem Sekretariat im Bildungs-, Wissenschafts- oder Schulwesen
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets
• Affinität im Umgang mit digitalen Anwendungen

Wir erwarten sehr gute Kommunikationsfähigkeit auch im digitalen Bereich sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise. Organisationstalent, Teamfähigkeit und persönliches Engagement setzen wir voraus.

Wir bieten einen modernen Arbeitsplatz und ein angenehmes Betriebsklima. Die „Kita im DIPF“ und flexible Arbeitszeiten ermöglichen gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Es besteht die Möglichkeit, ein vergünstigtes Jobticket Deutschland zu erwerben.

Das DIPF ist zertifiziert mit dem Siegel audit berufundfamilie+vielfalt, fördert die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen und begrüßt Bewerbungen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Geschlecht und sexueller Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Die Reduzierung der Arbeitszeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.

Nähere Auskünfte zur Stelle erteilt Ihnen Verena Diel unter der Tel.-Nr. 069-24708 819 / E-Mail-Adresse di5kaWVsQGRpcGYuZGU=. Ihre schriftliche Bewerbung mit den üblichen Unterlagen senden Sie bitte in elektronischer Form und zusammengefasst in einem pdf-Dokument unter Angabe der Referenz-Nr. BiEn 9005-25-05 bis zum 09.11.2025 an:

Prof. Dr. Yvonne Anders
Abteilungsdirektorin
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DIPF | Leibniz-Institut für Bildungsforschung und Bildungsinformation
Rostocker Straße 6, 60323 Frankfurt am Main

Datenschutz-Hinweis

Erstinformationen zum Datenschutz über die Verarbeitung Ihrer Daten nach Art. 13 DS-GVO (pdf).